香港立法會 涂謹申議員

Hong Kong Legislative Councilor Hon. James To Kun-Sun

立法會十四題:圖書館資料

以下為今日(二月十一日)在立法會會議上涂謹申議員的提問和民政事務局局長曾德成的書面答覆:問題:  早前有報道指出,有借閱公共圖書館(圖書館)資料的讀者在如期歸還資料後,仍被圖書館指未有歸還資料,更被圖書館職員要求填寫「已歸還圖書館資料聲明」(「聲明」)以作證明,但其後卻在館內尋回該等資料。康樂及文化事務署事後解釋,由於職員在辦理資料歸還手續時有錯漏,沒有成功掃入資料的條碼號,以致未能完成歸還程序及更新圖書館電腦系統的借閱紀錄。就此,政府可否告知本會:(一)過去三年,每年讀者逾期歸還的圖書館資料數目,以及其佔外借資料總數的百分比為何;(二)過去三年,圖書館每年收到讀者填寫的「聲明」數目,以及當中涉及的資料其後在圖書館內尋回、由讀者交回及仍未尋回的數目分別為何(以表列出);(三)圖書館現時處理逾期歸還資料個案的程序為何;圖書館在聯絡有關的讀者前,會否查核有關資料是否在館內,或被誤送到其他圖書館;如會查核,相關的程序為何;如否,原因為何;(四)圖書館處理「聲明」的程序為何;通常在多少天內完成處理程序(包括查核資料是否在館內,以及告知讀者有關的查核結果);過去三年,獲圖書館接納和不獲接納的聲明的數目分別為何,以及圖書館對「聲明」不獲接納的讀者作出的懲處為何;(五)當局會否檢討現時圖書館處理歸還資料的人手及電腦程序,以期減少出錯的機會(包括確保成功掃入已歸還資料的條碼號及更新電腦系統借閱紀錄);(六)當局會否檢討現時圖書館互相轉移資料的覆核程序(例如確保任何經讀者預約的資料在送出前已完成歸還程序,以及借閱紀錄已被更新);及(七)圖書館每年進行的資料盤點工作的程序為何;過去三年,每年的盤點結果為何(以表列出有關的數字)?答覆:主席:  就問題的各個部分,現回覆如下:(一)過去三年,每年讀者逾期歸還的圖書館資料數目,以及其佔外借資料總數的百分比見附表一。(二)過去三年,公共圖書館每年收到讀者填寫「已歸還圖書館資料聲明」(下稱「聲明」)的數目,以及當中涉及的資料其後在圖書館內尋回、由讀者交回及仍未尋回的數目見附表二。(三)如讀者未有於到期日或之前歸還或續借外借資料,圖書館電腦系統會於翌日透過電郵或流動應用程式發出「逾期通知提示」給有關讀者,圖書館亦會於該資料逾期第十五天以電郵或郵寄方式向有關讀者發出「過期通知」。當外借的資料逾期達四十五天,圖書館會以郵寄方式向讀者發出「最後過期通知」,同時,圖書館職員亦會於「最後過期通知」發出後第十四天,致電聯絡讀者以便跟進其個案。由於每年逾期歸還的圖書館資料數目超過三百萬項,圖書館在發出上述自動化信息前未能以人手事先在各館查核各項資料的狀況。然而,當讀者收到有關過期提示後,如發現其圖書館帳戶內的外借資料紀錄不正確,可聯絡圖書館職員即時跟進處理。 (四)當圖書館職員收到「聲明」後,會向讀者即時發出一封確認信,說明圖書館會在館內找尋有關項目,並請讀者如果事後尋回有關資料,須盡快歸還到任何一間公共圖書館,在處理個案期間,讀者的外借限額將不會受到影響。圖書館職員會按工作守則在兩個工作天內進行首次搜尋,然後於首兩周每周搜尋兩次,第三及第四周各搜尋一次,其後一個月再搜尋一次,如圖書館職員在首兩個月內找到相關資料,會在讀者外借圖書館資料時作出通知,期間讀者亦可致電圖書館查詢,或透過圖書館目錄/網頁檢索紀錄,查閱有關個案的進展。如圖書館職員在首兩個月內未能找到相關資料,館方會致函讀者通知有關進展,及表明圖書館會於未來十個月內繼續尋找有關資料,亦同時再提醒讀者若已尋回相關資料,請立即歸還到任何一間公共圖書館。期間,職員在每次定期搜尋資料前會檢視個案及翻查電腦紀錄,以確定有關資料的最新狀況。如最後仍未能尋回該資料,則報稱已歸還的資料將會以特別事項形式記錄在讀者的圖書證內,圖書館會覆查該個案及作出適當跟進行動。倘若圖書館職員經調查後確定不接納有關讀者的「聲明」,館方會致函通知該讀者有關結果,並請他盡快到任何一間公共圖書館就「聲明」內未獲接納的圖書館資料繳交相關的賠款及逾期罰款。  圖書館一向信賴讀者歸還資料。在二○一二及二○一三年,所有讀者提交的「聲明」均獲接納;而在二○一四年,則只有三宗「聲明」不獲接納。(五)公共圖書館的職員須依照有關工作指引處理借還資料的程序。為確保服務質素,圖書館會加強員工的培訓,並定期再向員工傳閱有關工作指引。讀者亦可透過館內的圖書館目錄終端機或網上系統查閱最新的外借紀錄,如有任何問題可立即通知職員作出跟進。此外,公共圖書館正研究無線射頻識別(RFID)技術的應用,以期繼續提升圖書館的服務質素。(六)公共圖書館有一套嚴謹的館際資料轉移程序。當圖書館職員按程序處理借還資料後,電腦系統會即時自動更新有關借閱紀錄,職員會從紀錄知悉該資料是否被預約或屬於其他圖書館的資料而作出適當的跟進工作。(七)公共圖書館每年均進行圖書館資料盤點工作。一般而言,電腦系統會按個別圖書館的館藏從其館藏目錄中抽取一定數量的藏書資料作為該館的盤點清單,各圖書館需於一個月內完成有關盤點工作。過去三年,香港公共圖書館經年度館藏盤點後而未能找到圖書館資料的數目見附表三。



2015年2月11日(星期三)香港時間14時48分

連結: http://www.info.gov.hk/gia/general/201502/11/P201502110439.htm

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